Bryn B.V. vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring gaat over persoonsgegevens waarvoor Bryn zelf verantwoordelijk is, bijvoorbeeld wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een afspraak maakt, solliciteert of contactpersoon bent bij een klant of leverancier.
Wanneer Bryn in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt, is de klant in beginsel verantwoordelijk voor deze verwerking. Daarover maken we afzonderlijke afspraken met de klant.
1. Wie zijn wij?
Bryn B.V. ondersteunt organisaties bij digitale transformatie, data en AI en informatiebeveiliging.
Bryn B.V.
Taalstraat 40
5261 BE Vught
KvK-nummer: 17142842
E-mail: info@bryn.digital
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van privacyrechten kun je contact opnemen via info@bryn.digital. Privacyverzoeken worden binnen Bryn behandeld door de Security Officer en waar nodig de Directie.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van het contact dat je met ons hebt. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
- Naam en zakelijke contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer.
- Functie en organisatie waarvoor je werkt.
- Zakelijke correspondentie en afspraken.
- Gegevens die je zelf verstrekt wanneer je contact met ons opneemt.
- Gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachten en overeenkomsten.
- Administratieve gegevens, zoals een facturatieadres.
- Sollicitatiegegevens wanneer je bij Bryn solliciteert.
- Gegevens die je verstrekt bij het online plannen van een afspraak.
- Informatie die tijdens zakelijke meetings wordt gedeeld en, wanneer van toepassing, wordt verwerkt met goedgekeurde AI-toepassingen.
- Technische gegevens over het gebruik van onze website, waaronder gegevens die via cookies of vergelijkbare technieken worden verwerkt.
We verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
We kunnen persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:
Contact en afspraken
Om vragen te beantwoorden, contact op te nemen, afspraken te plannen en informatie te verstrekken over onze dienstverlening.
Offertes en opdrachten
Om offertes op te stellen, overeenkomsten aan te gaan en onze dienstverlening uit te voeren.
Klant- en relatiebeheer
Om contact te onderhouden met klanten, potentiële klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties.
Administratie
Om onze financiële en bedrijfsadministratie te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Sollicitaties
Om sollicitaties te ontvangen en kandidaten te beoordelen tijdens onze werving- en selectieprocedure.
Meetings en AI-ondersteuning
We kunnen goedgekeurde AI-toepassingen gebruiken ter ondersteuning van onze werkzaamheden, bijvoorbeeld voor het verwerken van notities, samenvattingen en actiepunten uit zakelijke meetings. We beperken daarbij het gebruik van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is, anonimiseren informatie waar dit passend en mogelijk is en blijven zelf verantwoordelijk voor de beoordeling van de uitkomsten.
Website en beveiliging
Om onze website goed te laten functioneren, het gebruik ervan te begrijpen en onze digitale omgeving te beveiligen.
4. Op welke grondslagen verwerken we persoonsgegevens?
Bryn verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
- Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig zijn om een opdracht uit te voeren.
- Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onderdelen van onze financiële administratie.
- Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor regulier zakelijk relatiebeheer, beveiliging van onze systemen of het verbeteren van onze dienstverlening, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan jouw privacybelangen.
- Toestemming, wanneer toestemming voor een specifieke verwerking noodzakelijk is. Gegeven toestemming kan altijd weer worden ingetrokken.
5. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke, contractuele of andere aantoonbare noodzaak een langere bewaartermijn vereist.
Bryn hanteert onder andere de volgende uitgangspunten:
- Financiële basisadministratie bewaren we in beginsel 7 jaar volgens de toepasselijke fiscale verplichtingen.
- Afgesloten klant- en projectinformatie bewaren we in beginsel 7 jaar na afronding van de laatste relevante opdracht of activiteit.
- Zakelijke e-mail bewaren we in beginsel 7 jaar.
- Persoonsgegevens die we namens klanten verwerken, bewaren of verwijderen we volgens de afspraken met de betreffende klant.
- Sollicitatiegegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor de sollicitatieprocedure, tenzij met de kandidaat is afgesproken dat de gegevens langer mogen worden bewaard.
Wanneer persoonsgegevens eerder niet meer noodzakelijk zijn en er geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat, verwijderen of anonimiseren we deze waar passend.
6. Met wie delen we persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze werkzaamheden, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Voor onze bedrijfsvoering gebruiken we verschillende externe dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers voor:
- IT en cloudvoorzieningen.
- Project- en documentmanagement.
- Online afsprakenplanning.
- Werving en selectie.
- AI-toepassingen.
- Websitebeheer en analyse.
- Financiële en administratieve dienstverlening.
Wanneer een leverancier namens Bryn persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over de bescherming en verwerking van deze gegevens.
We verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers die we gebruiken kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.
Wanneer dit gebeurt, beoordelen we of hiervoor een geldige grondslag voor internationale doorgifte bestaat en of passende waarborgen zijn getroffen.
8. Cookies en onze website
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren en, afhankelijk van je keuzes, het gebruik van de website te analyseren.
Voor cookies die toestemming vereisen, vragen we deze toestemming via onze cookie-instellingen. Je kunt je voorkeuren daar ook aanpassen of eerder gegeven toestemming intrekken.
9. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
Bryn neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en andere ongewenste verwerking.
We beoordelen onze informatiebeveiliging periodiek en passen maatregelen aan wanneer risico’s, technologie of onze dienstverlening daarom vragen.
We publiceren om veiligheidsredenen geen gedetailleerde informatie over onze technische beveiligingsmaatregelen.
10. Jouw privacyrechten
Als we persoonsgegevens van je verwerken, heb je afhankelijk van de situatie het recht om:
- Je persoonsgegevens in te zien.
- Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
- Persoonsgegevens te laten verwijderen.
- De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
- Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
- Eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek kun je indienen via info@bryn.digital.
We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen. We vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.
Een verzoek tot verwijdering betekent niet in alle gevallen dat we persoonsgegevens direct kunnen verwijderen. Wanneer we gegevens bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering moeten bewaren, kunnen we deze gegevens langer bewaren. We leggen dit uit wanneer dit op een verzoek van toepassing is.
11. Klacht indienen
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@bryn.digital. We proberen je vraag of klacht zo goed mogelijk op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerkingen of wet- en regelgeving veranderen.
De meest actuele versie staat op onze website.
Laatst bijgewerkt: september 2026